Så kan AI avlasta HR inom onboarding

27 aug. 2024

Kvaliteten på företagets onboarding formar ofta det första intrycket hos dina nya medarbetare. En viktig – och tidskrävande – uppgift för HR. Men den finns sätt att förbättra din onboarding – och samtidigt spara tid för HR.

Vad är onboarding?

Vad betyder onboarding, om vi skulle översätta det till svenska? Inom HR är onboarding ett begrepp som har samma innebörd som introduktion eller inskolning på svenska. Det är alltså ett samlingsbegrepp för processen där nya medarbetare eller användare introduceras till den nya organisationen.

En bra onboarding ska ge den nya medarbetaren information om företagets kultur, policys och arbetsuppgifter. En gemensam stabil grund att stå på, för alla medarbetare. Samtidigt bör onboardingen vara effektiv, med målet att den nya medarbetaren ska kunna komma in i sin nya roll så snabbt som möjligt.

Varför är onboarding viktigt?

Det är ofta vid onboarding som den nya medarbetaren får sitt första intryck av företaget. Om onboardingen är lyckad kan den öka medarbetarnöjdheten, förbättra prestationerna och minska personalomsättningen. Enligt data från Glassdoor, kan företag som ger sina nya medarbetare en bra onboarding förbättra employee retention (att medarbetare väljer att stanna kvar) med upp till 82 procent. Dessutom kan det öka produktiviteten med 70 procent.
En intensiv introduktion resulterar ofta i att medarbetaren måste ta till sig för mycket information på för kort tid. Det blir då svårt att ta till sig den nya kunskapen, vilket gör starten onödigt utmanande.

”Enligt kognitionsvetenskapen lär vi oss bäst genom upprepning, reflektion och att tillämpa kunskap över tid. Men trots detta är det fortfarande vanligt att onboarding-processen består av några få intensiva dagar som är fyllda med enformig informationsmatning”, säger Thomas Kraft, vd på Learnster som är en del av Söderberg & Partners-gruppen.
För att stötta dina nya medarbetare och ge dem en bra start i företaget, krävs en onboarding som:

bygger på strukturerad och pedagogiskt utformad information
skapar möjligheter till reflektion
inspirerar och engagerar
erbjuder verktyg för att praktiskt kunna tillämpa den nya kunskapen.

Att få till en riktigt bra onboarding kan med andra ord vara en utmaning. Men det behöver inte vara det. Det är just den ekvationen som Learnsters nya AI-tjänster kan lösa.

Frigör tid för HR med hjälp av AI

När det kommer till onboarding, går det inte att förminska vikten av personlig kontakt med nya kollegor. Det är avgörande för att bygga relationer och en stark företagskultur. Men det finns flera delar i onboardingen som tar onödigt mycket tid från HR-avdelningar idag. Delar som skulle kunna effektiviseras med ett bra AI-verktyg.

Learnster är en digital utbildningsplattform som kan hjälpa företag att utvecklas snabbt, till minimal ansträngning. I plattformen kan du skapa allt från mikrolärande och enstaka kurser, till onboarding-utbildningar och dynamiska utbildningsprogram. Nu har Learnster lanserat ett smart AI-stöd som kan hjälpa dig att förbättra din onboarding på nolltid.

”Med Learnster AI kan du brygga kunskapsgapet hos nya medarbetare och skräddarsy lärupplevelsen för varje person helt automatiskt. Detta gör det möjligt att snabbt skapa en digital onboarding, som är personlig på riktigt”, säger Thomas.

De äldre traditionella utbildningsmetoderna hänger inte längre med i den tekniska utvecklingen. För att företag ska ligga steget före i konkurrensen behövs informellt lärande och nya sätt för att ta till sig till kunskap. Det gäller inte minst vid onboarding av nya medarbetare.

4 sätt att förbättra företagets onboarding med AI

Låt oss titta närmare på vilket sätt som Learnster AI kan förbättra upplevelsen av digital onboarding och avlasta HR. Med hjälp av AI, kan du skapa personliga onboarding-processer som är enkla för HR att hantera. Thomas har listat 4 sätt att förbättra er onboarding med AI:

Personlig AI-assistent. Med Learnster AI kan medarbetaren få stöd av en personlig AI-assistent, som är laddad med företagsspecfik information. Denna digitala assistent guidar medarbetaren genom hela onboarding-processen och anpassar sig till medarbetarens specifika roll och lärandemål. Genom att koppla ihop företagets informationskällor ser Learnster AI till att onboarding-materialet är uppdaterat och anpassat till företagets senaste riktlinjer och processer. Dessutom kan medarbetaren enkelt få tillgång till sammanfattat presentationsmaterial, inklusive dokument, PDF-filer, webbsidor och andra datakällor.
Påminnelser och sammanfattningar. Learnster AI hjälper den nya medarbetaren genom hela processen och skickar ut automatiska sammanfattningar och påminnelser. Verktyget säkerställer att den nya medarbetaren inte missar några viktiga steg i onboarding-processen. AI-assistenten hjälper också till att hålla nyanställda uppdaterade genom att ge tips på kursinnehåll som krävs för att uppnå specifika kompetenser. Den kan också användas för att spåra individuella lärandeprognoser, identifiera kompetensgap och verifiera personliga mål. Allt för att säkerställa att varje medarbetare kontinuerligt utvecklas och når sina mål.
Personligt anpassat lärande. Med Learnster AI kan medarbetaren välja inlärningsmetod för sin onboarding. Medarbetaren kanske lär sig bäst genom till dialog, att lyssna på podcasts, utföra quiz eller liknande. Detta gör att nyanställda kan lära sig i egen takt och på det sätt som fungerar bäst för dem.
Specialiserade utbildningar. Learnster AI kan även skapa specialiserade utbildningar inom olika områden. Det kan exempelvis vara utbildningar i ekonomi, hållbarhet, marknadsföring med mera. Det gör det lättare för nya medarbetare att hitta relevant och skräddarsytt lärandeinnehåll, vilket främjar en djupare förståelse för företaget och en snabbare anpassning till sin nya roll.